문서에서 인쇄 버튼을 눌렀는데 프린터가 아무런 반응을 하지 않거나, 인쇄 작업만 계속 대기 상태로 남아 있는 경우가 있습니다. 이때 바로 드라이버를 삭제하거나 프린터를 다시 설치하기보다 어디에서 문제가 발생했는지부터 확인하는 것이 중요합니다.
프린터 문제는 크게 프린터 자체의 문제, 컴퓨터와 프린터의 연결 문제, Windows의 인쇄 설정 문제로 나눠볼 수 있습니다.
그래서 오늘은 프린터가 인쇄되지 않을 때 확인해야 할 원인과 해결 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
인쇄가 안 된다면 1분 안에 이것부터 확인하기
프린터에서 출력이 되지 않을 때 가장 먼저 해야 할 것은 복잡한 Windows 설정을 변경하는 것이 아닙니다.
먼저 프린터 자체가 정상적으로 인쇄할 수 있는 상태인지 확인해야 합니다.
가장 먼저 프린터의 전원이 켜져 있는지 확인합니다.
너무 기본적인 방법처럼 보이지만 프린터를 자주 사용하지 않는 가정에서는 전원이 꺼져 있거나 절전 상태에서 정상적으로 돌아오지 않아 인쇄가 되지 않는 경우도 있습니다.
전원이 정상적으로 켜져 있다면 프린터 화면이나 상태 표시등을 확인합니다.
특히 다음과 같은 문제가 표시되고 있지 않은지 살펴보세요.
용지가 없는 경우
용지가 걸린 경우
프린터 덮개가 제대로 닫히지 않은 경우
잉크 또는 토너와 관련된 오류가 표시되는 경우
이런 문제가 있다면 컴퓨터의 설정을 변경하더라도 정상적으로 출력되지 않을 수 있습니다.
따라서 프린터에 오류 메시지가 나타나고 있다면 먼저 해당 문제를 해결한 뒤 다시 인쇄를 시도합니다.
컴퓨터와 프린터를 USB 케이블로 연결해서 사용한다면 케이블이 정상적으로 연결되어 있는지 확인합니다.
케이블을 한 번 분리했다가 다시 연결해보는 것도 방법입니다.
가능하다면 컴퓨터의 다른 USB 단자에 연결해 프린터가 정상적으로 인식되는지도 확인해볼 수 있습니다.
USB 허브를 사용하고 있다면 일시적으로 허브를 거치지 않고 컴퓨터에 직접 연결해보는 것도 좋습니다.
다만 프린터가 정상적으로 인식되고 있는데 인쇄가 되지 않는 상황이라면 USB 케이블을 계속 뺐다 꽂기보다 다음 단계로 넘어가는 것이 좋습니다.
Wi-Fi를 이용하는 무선 프린터라면 프린터와 컴퓨터의 네트워크 상태를 확인해야 합니다.
컴퓨터는 정상적으로 인터넷에 연결되어 있더라도 프린터가 Wi-Fi에서 연결 해제되어 있다면 인쇄가 되지 않을 수 있습니다.
프린터 화면이나 제조사에서 제공하는 설정 메뉴에서 현재 네트워크 연결 상태를 확인해보세요.
공유기를 변경했거나 와이파이 이름 또는 비밀번호를 바꾼 이후부터 프린터가 작동하지 않는다면 프린터의 무선 네트워크 설정도 다시 확인할 필요가 있습니다.
특정 문서 하나만 출력되지 않는다면 프린터 전체의 문제가 아닐 수도 있습니다.
예를 들어 PDF 파일 하나를 인쇄했는데 아무런 반응이 없다면 다른 PDF나 간단한 문서를 인쇄해보세요.
다른 문서는 정상적으로 출력되는데 특정 파일만 인쇄되지 않는다면 해당 파일이나 프로그램의 인쇄 설정 문제일 가능성도 생각해볼 수 있습니다.
반대로 어떤 문서를 인쇄해도 출력되지 않는다면 프린터 연결 상태나 Windows의 인쇄 설정을 확인하는 것이 좋습니다.
여기까지 확인했다면 문제를 어느 정도 구분할 수 있습니다.
프린터에 오류가 표시된다 → 프린터 자체 상태 확인
컴퓨터에서 프린터가 보이지 않는다 → 연결 상태 확인
프린터는 정상적으로 보이지만 출력되지 않는다 → Windows 인쇄 설정 확인
이렇게 원인을 나누면 불필요한 설정 변경을 줄일 수 있습니다.
프린터는 연결되어 있는데 인쇄되지 않을 때 해결 방법
프린터 전원과 연결에는 문제가 없는데 출력되지 않는다면 Windows에 인쇄 작업이 멈춰 있는지 확인해볼 차례입니다.
특히 인쇄 버튼을 여러 번 눌렀는데 아무런 반응이 없었다면 인쇄 대기열을 확인하는 것이 좋습니다.
인쇄 대기열 확인하고 취소하기
Windows에서는 사용자가 인쇄를 요청하면 바로 프린터로 보내는 것뿐만 아니라 인쇄할 문서를 순서대로 관리합니다.
이것을 인쇄 대기열이라고 합니다.
윈도우11에서는
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너
순서로 이동합니다.
사용하고 있는 프린터를 선택한 뒤 인쇄 대기열 열기와 관련된 항목을 확인합니다.
대기열에 이전에 인쇄하려고 했던 문서가 계속 남아 있다면 새로운 인쇄 작업이 정상적으로 진행되지 않는 경우가 있습니다.
예를 들어 첫 번째 문서에서 오류가 발생한 상태로 멈춰 있고 그 뒤에 두 번째, 세 번째 문서가 대기하고 있는 상황입니다.
이 경우 불필요하게 남아 있는 인쇄 작업을 취소한 뒤 다시 인쇄해볼 수 있습니다.
인쇄 버튼을 여러 번 눌렀다면 같은 문서가 여러 개 대기하고 있을 수도 있으므로 함께 확인해보세요.
문제가 해결된 뒤 갑자기 같은 문서가 여러 장 출력되는 것을 방지할 수 있습니다.
컴퓨터에 프린터가 여러 개 등록되어 있다면 인쇄할 때 다른 프린터가 선택되어 있을 수도 있습니다.
특히 예전에 사용하던 프린터가 Windows에 그대로 등록되어 있거나 PDF 저장용 가상 프린터가 함께 표시되는 경우가 있습니다.
문서를 인쇄할 때 나타나는 화면에서 프린터 이름을 확인해보세요.
현재 사용하려는 실제 프린터가 선택되어 있는지 확인합니다.
필요하다면
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너
에서 현재 등록된 프린터 목록도 확인할 수 있습니다.
사용하려는 프린터가 오프라인으로 표시된다면 연결 상태부터 다시 확인해야 합니다.
인쇄 대기열을 정리했는데도 출력되지 않는다면 프린터와 컴퓨터를 다시 시작해볼 수 있습니다.
먼저 작업 중인 파일을 저장한 뒤 컴퓨터를 다시 시작합니다.
프린터도 정상적인 방법으로 전원을 끈 뒤 잠시 기다렸다가 다시 켭니다.
단순한 일시적 연결 오류라면 두 장치를 다시 시작하는 것만으로 해결될 수 있습니다.
무선 프린터라면 재시작한 뒤 Wi-Fi에 정상적으로 다시 연결되었는지도 확인합니다.
여기까지가 일반 사용자가 먼저 시도하기 좋은 해결 과정입니다.
즉,
인쇄 대기열 확인 → 올바른 프린터 선택 → 프린터 연결 상태 확인 → 컴퓨터와 프린터 다시 시작
순서로 진행하면 됩니다.
그래도 인쇄되지 않을 때 확인할 설정과 하지 말아야 할 방법
기본적인 확인을 모두 했는데도 프린터가 인쇄되지 않는다면 이제 Windows가 프린터를 정상적으로 인식하고 있는지 조금 더 자세히 확인해볼 수 있습니다.
Windows에서 프린터가 등록되어 있는지 확인하기
먼저
Windows 키 + I
를 눌러 설정을 실행합니다.
그다음
Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너
로 이동합니다.
사용하고 있는 프린터가 목록에 나타나는지 확인합니다.
프린터가 목록에 있고 정상적으로 표시된다면 해당 장치를 선택해 상태와 관련 설정을 확인할 수 있습니다.
반대로 사용하던 프린터가 갑자기 목록에서 사라졌다면 USB 또는 네트워크 연결 상태를 다시 확인해야 합니다.
새로운 프린터를 처음 연결하는 상황이라면 장치 추가 기능을 이용할 수 있습니다.
윈도우11에서는 프린터와 관련된 문제를 진단할 수 있는 문제 해결 기능을 이용할 수 있습니다.
Windows 버전과 업데이트 상태에 따라 메뉴 구성은 달라질 수 있으므로 설정에서 프린터 문제 해결과 관련된 기능을 확인해보세요.
Windows가 프린터 상태를 확인하고 발견된 문제에 대한 해결 방법을 안내한다면 화면에 표시되는 순서에 따라 진행합니다.
프린터를 사용하기 위해서는 컴퓨터가 해당 장치와 정상적으로 통신할 수 있도록 필요한 소프트웨어가 사용됩니다.
프린터를 새롭게 설치한 이후부터 인쇄가 되지 않거나 Windows 업데이트 이후 문제가 발생했다면 프린터 드라이버 상태도 확인할 수 있습니다.
이때 인터넷 검색에서 출처가 불분명한 '통합 드라이버 다운로드' 프로그램을 설치하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
드라이버를 다시 설치해야 한다면 사용하고 있는 프린터 제조사의 공식 지원 페이지에서 정확한 모델명을 검색해 해당 제품에 맞는 드라이버나 설치 프로그램을 확인하는 것이 안전합니다.
프린터 앞면이나 뒷면 등에 적혀 있는 정확한 모델명을 먼저 확인하면 잘못된 드라이버를 설치하는 것을 줄일 수 있습니다.
Windows에서는 인쇄 작업을 관리하는 Print Spooler라는 서비스가 사용됩니다.
프린터는 정상적으로 연결되어 있는데 인쇄 대기열이 계속 멈추거나 문서를 취소해도 사라지지 않는다면 이 기능과 관련된 문제가 있을 수도 있습니다.
하지만 컴퓨터 사용에 익숙하지 않다면 처음부터 Windows 서비스 설정을 변경하는 것은 권장하지 않습니다.
먼저 앞에서 설명한 인쇄 대기열 정리, 프린터와 컴퓨터 재시작, Windows 문제 해결 기능을 시도하는 것이 좋습니다.
이러한 기본적인 방법으로도 해결되지 않고 인쇄 대기열 문제가 반복된다면 그때 Print Spooler 문제를 추가로 확인하는 방식이 안전합니다.
프린터가 작동하지 않는다고 해서 처음부터 프린터와 관련된 프로그램이나 드라이버를 모두 삭제하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
원인이 단순한 용지 걸림이나 Wi-Fi 연결 문제였다면 오히려 다시 설치해야 하는 작업만 늘어날 수 있습니다.
또한 인터넷에서 검색한 출처가 불분명한 드라이버 업데이트 프로그램이나 PC 최적화 프로그램을 설치할 필요도 없습니다.
먼저 Windows에서 제공하는 기능과 프린터 제조사의 공식 지원 방법을 이용하는 것이 좋습니다.
프린터가 인쇄되지 않을 때는 무작정 드라이버부터 다시 설치하기보다 어느 단계에서 문제가 발생하고 있는지 확인하는 것이 가장 중요합니다.
먼저 프린터의 전원과 화면을 확인해 용지 부족이나 용지 걸림 등의 오류가 없는지 살펴보세요. USB 프린터라면 케이블 연결 상태를 확인하고 무선 프린터라면 Wi-Fi 연결 상태를 확인합니다.
프린터 자체에는 문제가 없다면 Windows에서
설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너
순서로 이동해 사용하려는 프린터가 정상적으로 등록되어 있는지 확인합니다.
그다음 인쇄 대기열을 열어 이전 작업이 멈춰 있지 않은지 확인하고 불필요한 인쇄 작업이 있다면 취소한 뒤 다시 시도합니다.
전체적인 해결 순서를 정리하면 다음과 같습니다.
프린터 전원 및 오류 확인 → USB 또는 Wi-Fi 연결 확인 → 다른 문서 인쇄 → 올바른 프린터 선택 → 인쇄 대기열 정리 → 프린터와 컴퓨터 다시 시작 → Windows 문제 해결 → 필요한 경우 공식 드라이버 확인
특히 인쇄가 되지 않는다고 해서 처음부터 드라이버를 삭제하거나 프린터를 초기화할 필요는 없습니다.
프린터 문제는 의외로 연결이 끊어졌거나 인쇄 대기열에 이전 문서가 멈춰 있는 것처럼 간단한 원인으로 발생하는 경우도 있습니다.
따라서 가장 쉬운 항목부터 하나씩 확인하면서 프린터 자체 문제인지, 연결 문제인지, Windows의 인쇄 설정 문제인지 구분하는 방식으로 접근하는 것이 효율적입니다.
최종 체크: 프린터 전원은 켜져 있는가? → 오류 표시는 없는가? → USB/Wi-Fi는 연결됐는가? → 올바른 프린터를 선택했는가? → 대기열에 멈춘 문서가 없는가? → 다른 문서도 출력되지 않는가?
여기까지 모두 확인했는데도 인쇄되지 않는다면 그때 드라이버나 Windows의 프린터 관련 기능을 확인하는 순서로 넘어가면 됩니다.